O projeto de desmaterialização dos processos de obras particulares tem duas finalidades: primeiro, disponibilizar online a informação a decisores de topo, dirigentes e técnicos municipais, para apoio à tomada de decisão fundamentada sobre procedimentos administrativos em curso; segundo, proteger e preservar os processos documentais em papel, enquanto evidências ou provas de atos, factos e formalidades que decorrem da atividade legal e administrativa, na sua relação com entidades terceiras, que se encontram degradados pelo uso quotidiano ou pelas más condições ambientais generalizadas dos espaços de armazenamento, reduzindo, assim, o seu manuseamento ao mínimo.
Este projeto está a ser levado a cabo pela Divisão de Arquivo Geral Municipal (DAGM), em estreita colaboração com o Departamento de Gestão Urbanística, a Divisão de Modernização Administrativa e a Divisão de Sistemas de Informação e Comunicações, e articula-se com os trabalhos em curso para a desmaterialização da informação, pela qual é privilegiada a gestão de procedimentos administrativos em ambiente eletrónico, disponibilizando documentos digitalizados relativos aos processos antecedentes de operações urbanísticas, produzidos nas últimas décadas em suporte analógico, nomeadamente em papel.
Atendendo ao volume anual de operações urbanísticas, nesta fase o projeto de desmaterialização está, apenas e exclusivamente, direcionado ao tratamento, descrição e digitalização de processos de obras particulares em papel, cujo universo é composto por cerca de três quilómetros de documentos, constituindo-se enquanto antecedentes de pedidos de licenciamento e demais procedimentos administrativos desta natureza, previstos na legislação em vigor, que entrem no sistema de informação do Município de Coimbra através da aplicação ePaper.
É objetivo da DAGM, a médio prazo, com a acumulação e a consolidação de competências técnicas, estender estes trabalhos a outras áreas, em função dos recursos disponíveis e de critérios a definir por este serviço, designadamente na relação direta entre o Município de Coimbra e o munícipe, sendo que está em curso, desde o início do ano, uma “colaboração piloto” com a Divisão de Bibliotecas e Arquivo Histórico para a digitalização de documentos sob a sua gestão, tendo em perspetiva uma oportuna disponibilização online ao cidadão.
O atual Executivo da CM de Coimbra está a dar continuidade ao caminho da desmaterialização e da transparência, convergente para a transformação numa autarquia sem papel. Tendo em vista a prossecução de medidas de simplificação administrativa e de alívio burocrático para os cidadãos e para as empresas, e ganhos de eficiência e de eficácia para os serviços municipais, recorde-se que os munícipes podem, ainda, aceder online a 52 procedimentos na área do Urbanismo.